Informationen zur Speicherdauer gemäß Art. 13 DSGVO

 

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Rahmen Ihres Ausbildungsvertrages erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit detailliert darüber, wie lange wir diese Daten speichern und wann diese gelöscht werden.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Dirk´s Fahrschule

Dirk Olenik

Heusenstammer Weg 23

63110 Rodgau

kontakt@dirks-fahrschule.info

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung der theoretischen und praktischen Fahrausbildung, zur Anmeldung zu den Prüfungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Buchführungspflichten.

  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach dem FahrlG und der Abgabenordnung).

3. Dauer der Speicherung und Löschkonzept

Um dem Grundsatz der Speicherbegrenzung gerecht zu werden, löschen wir Ihre Daten in zwei Stufen, basierend auf den unterschiedlichen gesetzlichen Fristen:

A. Ausbildungsspezifische Daten (Fahrschul-Verwaltungssystem)

In unserer Verwaltungssoftware werden Ihre persönlichen Stammdaten sowie alle Ausbildungsdetails (Theoriebesuche, Fahrstunden, Ausbildungsstand) geführt.

  • Speicherdauer: Gemäß § 31 Abs. 3 FahrlG sind wir verpflichtet, diese Unterlagen 5 Jahre lang aufzubewahren.

  • Löschung: Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Ihre Ausbildung abgeschlossen oder abgebrochen wurde. Nach Ablauf dieser 5 Jahre werden Ihre Daten vollständig aus dem Verwaltungsprogramm gelöscht.

B. Zahlungsbelege und Vertragsdaten (Buchhaltungssystem)

Rechnungen, Quittungen und der zugrundeliegende Ausbildungsvertrag dienen als Buchungsbelege und werden in einem separaten Buchhaltungsprogramm verarbeitet.

  • Speicherdauer: Diese Daten unterliegen den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO.

  • Löschung: Diese Unterlagen werden für die Dauer von 8 Jahren aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt oder der Vertrag beendet wurde. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die Löschung aus dem Buchhaltungssystem.

     

C. Besonderheit: Nichtantritt oder Abbruch der Ausbildung

Gemäß unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) endet der Ausbildungsvertrag automatisch, wenn die Ausbildung nach der Anmeldung oder während der Laufzeit mehr als 6 Monate unterbrochen wurde.

  • Eintritt des Abbruchs: Mit Ablauf dieser 6-monatigen Inaktivität gilt die Ausbildung als abgebrochen bzw. der Vertrag als beendet.

  • Löschfristen: Ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem dieser Abbruch eintritt, gelten die folgenden Fristen:

    • 3 Jahre: Speicherung der Stammdaten zur Dokumentation und Durchsetzung offener Forderungen aus dem Anmeldevorgang (regelmäßige Verjährungsfrist).

    • 5 Jahre: Speicherung etwaiger bis zum Abbruch erbrachter Ausbildungsnachweise (gemäß § 31 FahrlG).

    • 8 Jahre: Archivierung bereits erstellter Rechnungen oder Buchungsbelege im separaten Buchhaltungssystem (gemäß § 147 AO).

Erfolgt innerhalb der ersten 3 Jahre nach Abbruch keine weitere Aktivität oder Zahlung, werden die personenbezogenen Daten im Verwaltungssystem gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen Nachweispflichten (siehe Punkt A und B) bestehen.



D. Kurzanfragen ohne Vertragsschluss

Allgemeine Anfragen per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon ohne anschließende Anmeldung.

  • Frist: Maximal 6 Monate.

  • Löschung: Die Daten werden gelöscht, sobald erkennbar ist, dass kein Vertragsschluss erfolgt.

E. Kommunikation via WhatsApp

Sofern Sie uns über WhatsApp kontaktieren, nutzen wir Ihre Daten ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.

  • Speicherdauer: Chats werden sofort nach Erledigung der Anfrage, spätestens jedoch 6 Monate nach der letzten Nachricht gelöscht.

  • Datenübertragung: Ausbildungsrelevante Informationen (z. B. Terminvereinbarungen) werden unmittelbar in unsere gesicherte Fahrschul-Verwaltungssoftware übertragen und dort gemäß Punkt A gespeichert

4. Empfänger der Daten

Innerhalb unserer Fahrschule erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen (Fahrlehrer, Büroorganisation). Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur an:

  • Prüforganisationen (TÜV / DEKRA) zur Prüfungsanmeldung.

  • Fahrerlaubnisbehörden zur Bearbeitung Ihres Antrags.

  • Gegebenenfalls Steuerberater oder Finanzbehörden (nur Buchhaltungsdaten).

5. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (siehe Punkt 3) entgegenstehen.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.